Nej, der er ikke tale om en stavefejl. Fastaval er en sammenskrivning af festival og den gamle århusianske forening FASTA, som startede kongressen i 1986.
Wikipedia har en fin forklaring på rollespil. At kalde Fastaval for en rollespilskongres er dog ikke hele sandheden. Udover ca. 30 rollespilsscenarier, skrevet til årets kongres, kan deltagerne også spille brætspil og figurspil, deltage i debatter og workshops, hænge ud i baren og cafeen eller deltage i nogle af de mange spontane events som opstår, når 600 kreative nørder er samlet i 5 dage.
Fastaval arrangeres af foreningen Alea, hvis primære formål er at udpege en general til næste års Fastaval og lave vidensopsamling fra et år til det næste. Hele det organisatoriske og praktiske arbejde udføres af en stor flok frivillige, hvor de første starter allerede i maj måned med at arrangere kongressen i næste års påskeferie.
Fastavals organisation består af en hovedarrangørgruppe (kaldet bunkeren), der ledes af en hovedarrangør (generalen). Hvert medlem af bunkeren har typisk et eller flere ansvarsområder (location, service, rollespilsscenarier, kommunikation) og deltager derudover i den overordnede styring af arrangementet. Hvert område (f.eks. køkkenet, brætspilscaféen, baren) har én ansvarlig arrangør og en række hjælpere, der dels hjælper med planlægningen, dels udfører det praktiske arbejde før, under og efter kongressen. Da arrangørstaben er spredt ud over landet (og i nogle tilfælde udlandet), foregår meget via mail og Skypemøder, men Fastaval har gjort de samme erfaringer som erhvervslivet: nogle ting er bare bedre at diskutere face-to-face, så der bliver holdt flere møder undervejs, hvor hovedarrangørgruppen mødes fysisk.
For at tage et eksempel, så har bunkermedlemmet med ansvar for serviceområdet følgende opgaver: Sikre at baren, caféen, køkkenet og kiosken leverer mad og drikkevarer til deltagerne, til en rimelig pris og fødevaresikkerhedsmæssigt forsvarligt. Der skal også arrangeres en festbanket for 350 mennesker den sidste aften, med underholdning, prisoverrækkelse og festmad. Det lyder jo meget enkelt, men en række begrænsninger på især de fysiske rammer gør tingene en anelse besværlige ind imellem.
Fastaval har brug for lokaler, hvor der kan overnatte ca. 400 gæster, køre rollespil i 25-30 lokaler samtidig, har store og gerne lidt hyggelige fællesarealer, plads til en bar, en cafe, køkkenkapacitet til at lave mad til 300 og et andet køkken (eller en anden halvdel af det samme) til at fabrikere ca. 300 sandwich om dagen. Det siger sig selv, at det ideelle sted ikke findes – i hvert fald ikke for de penge, som Fastavals deltagere kan betale.
Derfor er løsningen en skole med et skolekøkken og en række klasselokaler. Et skolekøkken er ikke beregnet til at lave mad til mange, modsat et institutionskøkken, hvor kipsteger, store gryder og industriopvaskemaskine letter arbejdsgangene. Et klasselokaler kræver også en hel del arbejde for at blive til en hyggelig café, og baren måtte i 2012 indrettes i en cykelkælder.
Ud over at finde de bedst egnede lokaler, skal der skaffes kølekapacitet (typisk i form af kølecontainere), udarbejdes menuer og indkøbslister, logistikken skal planlægges (da arrangementet foregår i påskedagene, kan man ikke bare købe det, man har glemt), der skal søges om spiritusbevilling, laves aftale med en fadølsleverandør, skaffes frivillige til det praktiske arbejde, sikres at arrangørerne har den nødvendige viden om hygiene til at kunne lave mad til så mange mennesker og talrige andre små og store opgaver.
Samtidig med alle disse praktiske opgaver ligger der også et meget vigtigt arbejde i at holde gejsten oppe hos de frivillige, så de føler sig værdsat og har lyst til at bruge deres fritid på at knokle for kongressen. Dette gøres bl.a. ved at holde sociale arrangementer i løbet af året, og sikre at der også bliver plads til hygge og rollespil for arrangørerne undervejs på årets Fastaval.
Der er ingen tvivl om, at Fastaval tilbyder en unik mulighed for at prøver kræfter med rollen som projektleder i et kreativt og udfordrende miljø. Kongressens organisationsstruktur er udviklet gennem mange år og i konstant forandring i takt med skiftende tiders krav og muligheder.
Jobbet som arrangør giver hands-on erfaring med krisesituationer. Der skal tænkes hurtigt, når den lokale knallertbande pludselig befinder sig på skolen på jagt efter spænding midt i påskeferien, eller når man onsdag eftermiddag konstaterer, at den mad, man har bestilt til bespisning af deltagerne hele påsken, ikke dukker op. Kriserne skal løses hurtigt, effektivt og uden at gå ud over oplevelsen for deltagerne og det bliver de i langt de fleste tilfælde.
Fordi arrangørerne kommer fra meget forskellige baggrunde, og har meget forskelligartede opgaver under kongressen, får arrangørerne også erfaring med tværfaglig samarbejde og koordinering.
Da jeg tog eksamen i PRINCE2 slog det mig, hvor mange af de anbefalede arbejdsgange Fastaval allerede ubevidst havde indført. Uden at kende til metoder og teorier om projektledelse, men alene baseret på erfaring med, hvad der virker og en god portion almindelig sund fornuft.
Det samlede projekt bliver delt op i en række mindre og mere overskuelige delprojekter (ansvarsområder), der ofte også bliver opdelt i mindre enheder, med en overordnet ansvarlig. Selve planlægningen er også inddelt i faser efter hvornår de tidsmæssigt skal være færdige. Man forsøger at have en klar kommunikationsgang og holder kun møder, når det er nødvendigt (en meget vigtig pointe i PRINCE2 modellen).
Efterhånden som Fastavals arrangører er blevet ældre og har bevæget sig ud i erhvervslivet er det tydeligt at se, at de erfaringer man får med sig i høj grad kan bruges i professionel sammenhæng. Nogle arbejder med rollespil som læringsform, andre formidler til målgrupper som unge mennesker, nørder og kreative mennesker og så er der selvfølgelig folk, som er blevet professionelle projektledere i IT industrien og andre steder.